антивирусные программы

Расчет совокупной стоимости владения как оптимизация расходов на ИТ

Большинство украинских фирм только начинают осознавать актуальность планирования и снижения расходов, связанных с использованием ИТ (информационных технологий). Закономерно появляется вопрос: какие организационные и технологические решения необходимо применять для контроля за этими расходами? Начальные расходы, которые связаны с покупкой вычислительной техники, - это всего лишь вершина айсберга. Каким же образом выяснить реальные размеры расходов на содержание информационной системы? Методика ТСО Совокупная стоимость владение (TCO - Total Cost of Owneship) это методика, разработанная в конце 80х компанией Gartner Group для определения финансовых расходов на владение компьютерами. Эта методика в 1994 г. была усовершенствованна фирмой Interpose, что превратило ее в полноценную модель анализа финансовой стороны использования информационных технологий. Зачем нужна эта методика TCO? Для расчета финансовых расходов на ИТ возьмем бухгалтерскую книгу и найдем записи, тем или иным образом связанные из ИТ - зарплата сотрудников ІТ-відділу, приобретения вычислительной техники, комплектующих, расходных материалов, и так далее С точки зрения методики TCO это "прямые" или "бюджетные" расходы на ИТ. Однако еще есть неявные финансовые расходы на содержание "своей" информационной системы, затраты, и потери, которые связаны с ее функционированием и так далее и тому подобное Причем, авторы TCO заявляют, что такие расходы составляют большую часть совокупной стоимости владения ІТ-інфраструктурою. Эти расходы называются "Непрямими расходами", и обычно превышают упомянутые выше "прямые расходы" в 3-5 раз. То есть фирмы тратят на содержание своих информационных систем значительно больше средств, чем предусматривается руководством. Отчего это происходит и можно ли оптимизировать расходы на содержание своей ІТ-інфраструктури? Именно для этих целей и создана методика TCO. Наглядный пример Для понимания сути методики расчета совокупной стоимости владения, рассмотрим для примера покупку и эксплуатацию автомобиля. Автомобиль можно купить в салоне, заплатив ту или другую сумму. Все это ли расходы? Нет - необходимо еще застраховать его, оформить документы на право собственности, зарегистрировать автомобиль в автоинспекции. Дальше - эксплуатационные расходы. Понятно, что автомобилю нужен бензин, масло, тосол, жидкость в омиватель. Что еще? Еще придется заплатить налоги на автотранспорт. Да. Периодически необходимо проходить техобслуживание. Менять разные "расходные материалы" (фильтры, свечи, шины, лампы, в фарах и др.). Проходить раз в году техосмотр. Теперь, вроде бы - все. В рамкам TCO это - "прямые расходы". Их можно с высокой степенью достоверности рассчитать предварительно и спрогнозировать на все время использование автомобиля. Теперь давайте пройдемся по "непрямих расходам". Автомобиль может ломаться – есть много причин, которые могут к этому привести. Нужно будет чинить его самостоятельно (тратя свое время) или везти в сервис - за деньги. Автомобиль может попасть в ДТП, его могут украсть на остановке или на стоянке. ДТП могут принести вред здоровью водителя, пассажиров и других участников движения. Случайные или преднамеренные нарушения ПДД могут привести к штрафам, конфискации водительского удостоверения и так далее Все вышеперечисленные случаи отнимут ваше время и деньги. Вы опоздаете туда, куда ехали, сорвутся встречи, операции и контракты, будет испорчен отдых, кого-то не встретят из поезда и самолета и так далее Абсолютно ясно, что такие расходы могут в несколько раз превысить первичную стоимость автомобиля. Некоторые из них можно учитывать и даже распланировать на будущее, некоторые предусмотреть невозможно. Большая часть таких "непрямих расходов" непосредственно зависит от Вас - от стиля вождения, эксплуатации автомобиля, соблюдения правил дорожного движения. Вы скажете - "Верно! Дорожное движение – достаточно опасная штука. Поэтому у меня есть страховка и гарантия автопроизводителя". Отлично. А теперь давайте себе представим, что ІТ-інфраструктура Вашей фирмы - это рассмотрен выше автомобиль. Покупка автомобиля - начальные расходы на внедрение информационных технологий, текущие расходы, - они есть и там, и там, механик в автосервисе - это Ваш ІТ-відділ или посторонняя ІТ-компанія. Полностью функциональная аналогия. Только небольшое но. У Вас нет ничего, что хоть бы отдаленно напоминало страховку - нет внешних структур, которые могут застраховать Вас от финансовых черточек и достоверных потерь в сфере ИТ. Нет и гарантии на весь "автомобиль", а только на некоторых из его деталей - в рамках ІТ-інфраструктури Вы можете получить гарантию производителя только на отдельные компоненты - компьютеры, принтеры, сетевое оборудование и тому подобное Какие расходы учитывает TCO? Надеюсь, приведенная выше аналогия понятна. Теперь давайте попробуем разобраться, что с точки зрения методики TCO учитывается при расчете расходов на эксплуатацию ІТ-інфраструктури. Сначала разберем "прямые расходы": Оборудование и программное обеспечение: о Покупка оборудования - ноутбуки, рабочие станции, сервера, периферийные устройства (мониторы, принтеры, сканеры и др.), Устройства хранения информации, источника бесперебойного питания, карты расширения всех видов, сетевое коммуникационное оборудование (хаби, коммутаторы и т. д.), кабельная система, оборудование серверной комнаты, климат-контроль, для нее (если есть). о Приобретение программного обеспечения - все программное обеспечение, которое приобретает и оплачиваемое отдельно, включая все виды лицензий, подписка на обновление для ПО. O Аренда компьютерного, коммуникационного и копиюе-розмножувального оборудование. O Расходы на комплектущие (дополнительная память, жесткие диски, CDROM и т. д.) и расходные материалы (тонеры-картриджи для принтеров и ксероксов, ленты и диски для резервного копирования и т. п.). Расходы на IT-персонал: о Зарплаты всех сотрудников, занятых в сфере информационных технологий (включая руководство). о Командировочные расходы, связанные с IT-персоналом. O Учеба и сертификация персонала. O Аутсорсинг(оплата It-услуг, что предоставляются внешними подрядчиками). Расходы на каналы связи, сервисы сети Интернет и электронного обмена данными: о Абонентская плата за интернет-подключение и каналы связи между офисами, если такие есть. O Абонентская плата за "Банк-клиент", дополнения электронной коммерции и так далее о Содержание Web-сервера (если он размещен на площадке провайдера), поддержку доменного имени, внешних серверов электронной почты, и проч. O Оплата удаленного доступа сотрудников, которые работают вне корпоративной сети. Теперь рассмотрим "непрями расходы". Формально, сюда нужно отнести все расходы, связанные с эксплуатацией ІТ-інфраструктури, но что не имеют статью в бюджете фирмы. Согласно современным представлениям о расчете совокупной стоимости владения к таким расходам относятся: Самообучение пользователей работе со своим компьютером и набором программного обеспечения, учебы коллег, и помощь им. Самостоятельное обслуживание пользователем своего компьютера и набора программ - резервное копирование, возобновление, после сбоя, отладка программ, установка драйверов новых устройств, и так далее Использование служебных компьютеров и информационных систем для "работы на сторону", для развлечения, игр и тому подобное Коррупционные схемы при покупке оборудования, комплектующих и расходных материалов, заказе услуг. Простое в роботе информационной системы в целом или отдельных ее частей, связанные из: о недостаточной мощностью (низкой доступностью) или неустойчивой работой компонентов системы; о ожиданием реакции со стороны It-сервиса; о запланированного или внепланового (аварийного) останова системы или отдельных ее частей. Обычно допускают, что каждый пользователь корпоративной сети тратит не менее 80 рабочих часов в год (10 рабочих дней, 2 календарных недели) на самообучение и на обслуживание своего компьютера. Но практика показывает, что эту цифру можно смело увеличивать в полтора-два разы. Расчет "непрямих" расходов на содержание ІТ-інфраструктури – достаточно сложная вещь. Для того, чтобы в рамках методики TCO учесть все перечислены выше пункты, нужно провести всеобъемлющий аудит информационной системы предприятия. На что следует обратить внимание в первую очередь? Провести аудит ІТ-інфраструктури (детальный анализ), обнаруживая при этом узкие места (недостаточная надежность, доступность или низкая производительность, тех или других компонентов системы, отсутствие резервного копирования, антивирусной защиты, корпоративных систем защиты информации и др.) Проанализировать все сбои и простои, которые случились в сети за выбранный Вами период, акцентируя свое внимание как на причинах, которые привели к останову, так и на действиях по его ликвидацию. Если останов был плановым (регламентные работы, upgrade и др.) - Следует выяснить, выполнялись ли данные работы в рамках предварительно согласованного плана, были ли завершены в срок. Если в организации существует централизованная служба компьютерной поддержки (Help Desk или Service Desk) - нужно проанализировать скорость прохождения заявок на сервисные работы и выяснить причины, которые приводят к задержкам в их выполнение. Вообще говоря, централизована служба компьютерной поддержки должна функционировать в рамках международных стандартов (ITIL и/або COBIT). Правильная организация такой сервисной службы - залог эффективной работы. Следует наладить стратегические партнерские отношения с несколькими наиболее удобными для Вас поставщиками аппаратных и программных решений, комплектующих и расходных материалов. Такой подход позволит иметь единственную схему гарантийного ремонта, прогнозируемые сроки снабжения товара и так далее. Работа с небольшим числом подавляющих поставщиков позволяет свести на нет всякого рода коррупционные схемы, получить официальные бонусы и преференции как постоянных покупателей. Необходимо минимизировать "видовое разнообразие" аппаратного обеспечения корпоративной сети. Т. е., нужно выбрать какого-то одного производителя для ноутбуков и рабочих станций, серверов, сетевого оборудования, копиюе-розмножувальной техники. Это позволит не только стандартизировать процессы обслуживания такой техники, но и ощутимо экономить на комплектущих и расходных материалах. Часть наиболее типичных сервисных работ стоит перевести на ИТ аутсорсинг - отдать на обслуживание посторонним сервисным организациям. Например, в случае наличия на Вашем предприятии нескольких однотипных АТС или ксероксов будет намного более дешево передать их на обслуживание посторонней организации, чем держать у себя в штате соответствующего специалиста. Аналогично решается вопрос с обслуживанием некоторых достаточно широко распространенных программ - "1с", "Парус" и так далее. Провести аттестацию персонала предприятия на предмет компьютерный грамотности и проверять заявленный уровень такой при приеме сотрудников на работу. В трудовой договор (контракт) должен быть внесен пункт, который касается ответственности работника за неправомерное использование служебных рабочих станций и информационных систем. Как пользоваться методикой TCO Эффективность методики TCO подтверждается временами – она уже больше 20 лет успешно применяется для анализа сложных информационных систем. На сегодняшний день аудит информационных системпо стандартам Gartner Group являются одним из самое широкое употребимых приемов, которые используются для выработки рекомендаций по оптимизации расходов на ИТ. Даже одноразовая оценка совокупной стоимости владения ІТ-інфраструктурою может повысить эффективность управления расходами, тем самым увеличивая эффективность использования ИТ на предприятии. Если учет расходов на ІТ-інфраструктуру по методике TCO будет проводиться на регулярной основе – это даст возможность не только оптимизировать расходы на содержание и развитие информационных систем, но и привести план развития ІТ-інфраструктури в соответствие основным бизнес-целям фирмы. Методика расчета совокупной стоимости владения достаточно хорошо докуме

 

 
антивирус | dr. web | ошибки | касперский | бесплатные